I.- FICHEROS MAESTROS
I.I.- CLIENTES:
Posibilidad de delegaciones por cliente para envío de planta, condiciones para ventas y crianza, saldo actual detallado, medianeros por porcentajes, saldo actual de bandejas en posesión del cliente, fincas asociadas, documentación, fotografía, histórico de encargos, partidas, ventas, facturas, anticipos, control de tarjetas personales para los clientes…
I.II.- ARTICULOS:
Inclusión de códigos de barras, precio de venta por unidad, por crianza de planta o por tipo de sobre/envase. Control de stock por diferentes formatos de envases y general, control de casas comerciales y números de lote. Precios de compra por diferentes proveedores, cálculo de semillas necesarias para próximas siembras,…
I.III.- FAMILIAS:
Control de días de germinación dependiendo da las ubicaciones de cada una de las diferentes delegaciones de la empresa y según cada semana del año
I.IV. TIPOS DE SIEMBRA:
Codificación de cada uno de los diferentes modelos de siembra posibles de forma que se automatiza en cada uno de ellos el tipo de bandeja a utilizar, el sustrato, las semillas a utilizar por alveolo, los alveolos por bandeja, existencia de un cambio de soporte durante el proceso de producción, el precio por alveolo, recorrido o tareas a realizar durante el proceso de crianza,…
V. TIPOS DE BANDEJAS:
Posibilidad de codificar los diferentes modelos de envases o bandejas de salida. Control de stock de bandejas por tipos, bandejas en posesión de clientes, necesidad de cada tipo de bandejas para las siembras pendientes, precios de venta y coste,…
VI. CALENDARIOS:
Posibilidad de incorporación de máximo de bandejas a sembrar de forma automática y manual y del máximo de bandejas a extender por día para posterior control al realizar encargos de clientes.
VII. TRATAMIENTOS:
Fichero para codificar los diferentes tratamientos que se podrán realizar sobre las plantas. Almacenando plagas, cultivos, productos a utilizar, dosis,…
II. VENTA
II.I. ENCARGOS DE CLIENTES:
Almacenamiento de los diferentes encargos que los clientes realizan. Por cada uno de ellos se podrán almacenar diferentes partidas, formas de pago posteriores, medianeros,…
II.II. PARTIDAS:
Control Máximo de cada una de las partidas solicitadas por el cliente. Fechas, tipos de partidas (propias para la venta, para realizar injertos posteriores, partidas reservadas,…) control de semilla entregada por el cliente o semilla propia, tipos de bandejas a utilizar, calculo de necesidades, de precios de venta y cantidades a sembrar en función a los porcentajes de germinación de la semilla según lotes y casas comerciales. Regulación de los días de germinación de la partida, de los días de siembra y cómputo de las fechas en función del día de entrega de planta al cliente.
También se almacena todo el proceso o recorrido que deberá de seguir la partida. Pudiendo añadir procesos a realizar y el precio de incremento por cada uno de ellos.
Dentro de cada partida se podrá controlar en todo momento su situación actual controlando tanto en bandejas, alveolos o plantas la cantidad solicitada, retirado por el cliente, sembrado, reservado, vendido, descuadres,… También se controlará la situación actual dentro de los invernaderos de la mercancía que se tiene actualmente de forma exacta dentro del invernadero.
Se podrá indicar dentro de las partidas que sean de tipo injerto los códigos de las partidas componentes, de manera que se podrá ir realizando desde el primer momento un control exacto de las partidas de injertos necesarias, las partidas de componentes para injertos que sean necesarias, e ir asociando de forma provisional los componentes de cada uno de los injertos.
También se permite hacer reservas de partidas o restos de partidas que el cliente deshecha a otros clientes diferentes, así como controlar desde el inicio de la partida la cantidad que se podrá vender de la partida después de servir el encargo del cliente.
Por último, dentro del fichero de partidas se tendrá en todo momento la “Trazabilidad” actual de la misma, pudiendo ver desde la propia partida todos los procesos que le han sido realizados y acceder a cada uno de ellos con un simple clic de ratón.
Dentro de los múltiples informes que se tienen de las partidas (independientemente de todos los generados directamente por el usuario), se podrá mostrar las partidas a sembrar por fecha y tipo de siembra, las partidas de injertos pendientes de asignación de componentes, las partidas de componentes asignadas y sin asignar a injertos, partidas con diferencias entre fechas de entrega prevista y real, diferencias de germinaciones,…
Otro apartado que se encuentra dentro de las partidas es un módulo de costes aplicados sobre partidas. Con esto se podrá controlar el coste real de cada partida lo más aproximado posible. Para el control de costes se tendrán diferentes ficheros de costes que se aplicarán sobre las partidas, de forma que es posible incluso atribuir costes a partidas de fechas anteriores, ya que la aplicación calculará la situación del invernadero en una determinada fecha y así poder repartir un coste a las partidas que ocupaban el invernadero en una fecha concreta y repartir también dicho coste en función de la ocupación de invernadero de cada una de las partidas.
II.III.- PARTES DE CARGA:
Se trata del proceso desde el que se desubican partidas de los invernaderos y se generan los albaranes de venta. Desde la pantalla del parte de carga se podrá indicar los datos del cliente al que se le realiza la venta, tarifa de precios a aplicar, finca de destino, partidas que se servirán y ubicaciones de las mismas.
También se podrá incluir otros productos o semillas independientemente de las partidas y serán incluidas en el mismo albarán de venta. Se podrán indicar descuentos, variaciones de precios, incluso se podrán indicar medianeros y nueva situación de las partidas que se están sirviendo. A partir de esta información el programa realizará automáticamente un albarán de venta (o varios en caso de medianerías) y también podrá generar directamente la factura al cliente en caso de indicárselo.
II.IV.- ALBARANES DE VENTA Y FACTURAS EMITIDAS A CLIENTES:
Se podrán generar directamente desde el parte de carga o bien de forma manual sin tener que realizar el registro de “Parte de Carga”. Se utilizarán de forma directa en los casos de ventas de productos no encargados por el cliente. La facturación será automática desde el propio albarán de venta.
II.V.- DEVOLUCIONES DE CLIENTES:
Posibilidad de ir registrando las devoluciones de bandejas que realizan los clientes para el posterior control de saldo de bandejas de cada uno de los diferentes clientes.
II.VI. PRESUPUESTOS A CLIENTES:
Además también existe la posibilidad de generar presupuestos de venta a los clientes, pudiendo indicar las diferentes variedades presupuestadas, los precios y condiciones del presupuesto.
II.V. CONTROL DE CARTERA DE COBRO:
Sistema muy sencillo de cobro a clientes. En una sola pantalla aparecerá todo lo pendiente de cliente y sus anticipos. Se indicará el cobro que se realiza y la parte que se cancela de las facturas y anticipos con el cobro generado
III. INFORMES
III.I.- INFORMES DE VENTAS:
Independientemente a todos los informes de ventas que se encuentran a partir de los ficheros de albaranes de venta y partidas donde se muestran datos de dichos ficheros agrupando por todos los campos principales, existen en la aplicación una serie de informes que muestran por pantalla resultados gráficos. En concreto se tienen informes para ver las ventas o partidas mensuales agrupando por articulo, cliente, vendedor, delegacion, familia de articulo, grupo de articulo, zonas de clientes,… realizando al mismo tiempo una comparativa de los tres últimos ejercicios. Dicho informe se podrá visualizar por meses, trimestres,…
III.II.- SITUACION ACTUAL DE INVERNADERO:
Se podrá visualizar de forma rápida la situación actual de cada uno de los invernaderos, comprobando de forma gráfica la ocupación actual de cada una de sus secciones. Este informe también podrá localizar de forma gráfica las bandejas de una determinada partida dentro del invernadero.
III.III.- PROCESOS VARIOS SOBRE PARTIDAS:
Entre otros se tienen procesos para facilitar el trabajo en la sección de partidas y producción se encuentran:
A. Comparativa de partidas: Informe en el que de forma gráfica se podrá consultar el estado de partidas. Se podrá agrupar los datos por diferentes niveles utilizando como agrupación cliente de partida, producto, casa comercial de la semilla, tipo de siembra, … Además se podrá escoger el tipo de gráfico a mostrar e incluso las unidades a mostrar: bandejas, semillas, plantas, alveolos,…
B. Asignación de Injertos: Proceso por el cual se podrá ir asignado de forma muy rápida las partidas que se tengan para utilización en injertos a las partidas principales de injertos y tener de forma controlada los injertos que son necesarios en función de la fecha de entrega de cada uno de ellos
C. Revisión de Partidas: Proceso para que de forma muy rápida se pueda controlar las partidas que se tienen activas en cada momento e ir decidiendo directamente si se dan de baja, si se pasan a la venta directa al público, si se quedan reservadas hasta una determinada fecha,…
III.IV.- INFORMES TESORERIA:
Además de todos los informes que se tienen en cada uno de los ficheros, se tienen algunos especiales, entre otros se pueden destacar los siguientes:
A. Plazo Medio de Cobro: Informe que mostrará de forma gráfica por cada cliente los días transcurridos desde las fechas de sus facturas a la fecha de los cobros realizados y calculando así la media de días que cada cliente tarda en pagar sus facturas. También se podrá mostrar el informe con los días de cobro dependiendo del vendedor de la factura, de la zona del cliente, de la sucursal o delegación de la empresa,…
B. Plazo Medio de Pago: Informe análogo al anterior, pero mostrando en este caso la media de días transcurridos desde la recepción de las facturas de proveedores hasta el pago de las mismas.
C. Previsión de Tesorería: Proceso por el que la aplicación calculará de forma instantánea el estado de tesorería de la empresa a una fecha futura en función de las partidas que se deben de entregar, albaranes pendientes de facturar, facturas pendientes de cobrar o pagar, pedidos a proveedor pendientes de recibir, cobros y pagos en cartera pendientes de vencimiento, anticipos realizados o recibidos,…
D. Cuadrante de caja: Informe por el cual se mostrará todo el movimiento de cada una de las cajas que se tengan mostrando los cobros, pagos y gastos de un determinado día. Separará cada uno de ellos por tipos (efectivos, letras, pagares, recibos, transferencias,…) y además mostrará un detalle de todos los movimientos diarios de la caja señalada.
E. Liquidación de IVA: Se podrá ver en cualquier momento el estado de iva soportado y repercutido que se tiene entre dos determinadas fechas, con separación de tipos de iva, gastos, inmovilizado, intracomunitario,…
IV.- PRODUCCION
IV.I.- PARTES DE SIEMBRA:
Se tendrá información de cada una de las siembras realizadas. Contendrá la semilla utilizada, fecha, hora, operario, casa comercial, número de lote, estado,…
Se indicará en cada siembra las partidas sembradas y las bandejas de cada una de ellas. La aplicación repartirá de forma automática las bandejas sembradas en palets según criterio indicado en la siembra. Desde la propia pantalla de siembra se podrán sacar diferentes formatos de etiquetas para las bandejas y palets.
Además se podrá controlar el estado posterior a la siembra por cada una de los palet generados. Se tendrá la entrada en camara de germinación, la fecha prevista de salida y la salida real de la camara.
Otro punto que se controla desde los partes de siembra serán los consumos de semillas y las sobras de las semillas entregadas por los clientes.
Existe la posibilidad desde programa de generar siembras de forma automática desde un proceso especial que controla lo pendiente de siembra por fecha y por cada variedad, de manera que se podrán asimismo recalcular las bandejas a sembrar dependiendo de la cantidad solicitada por los clientes y el porcentaje de germinación que se tenga en el lote de semillas a utilizar.
Las entradas y salidas de las diferentes cámaras de germinación también poseen una pantalla que controla de forma sencilla todas las entradas, salidas y previsiones que se tengan en cámaras pudiendo hacer uso de códigos de barras.
IV.II.- PARTES DE EXTENDIDO:
Parte de la producción donde se podrán realizar los diferentes extendidos de planta en cada uno de los distintos invernaderos. Con este proceso siempre se tendrá localizada cada una de las partidas dentro de los invernaderos.
IV.III. PARTES DE TRATAMIENTO:
Para controlar todos y cada uno de los diferentes tratamientos que sean aplicados a las partidas, quedando constancia de ello dentro de la propia trazabilidad de la partida. Podrán realizarse tratamientos a todo un invernadero o sección de un invernadero calculando la aplicación las partidas que se verán afectadas con el tratamiento.
IV.IV.- PARTES DE INJERTO:
Se realizaran sobre las partidas que sean de tipo “Injerto” y se podrá controlar las partidas de componentes utilizadas, el porcentaje de germinación o utilización de las partidas de componente. La situación del injerto mientras se produce el “prendimiento” de las plantas, el control de entradas y salidas de cámaras de prendimiento,…
IV.V.- PARTES DE VISITAS:
Partes sobre partidas para revisión de los clientes del estado actual de sus encargos. Quedará constancia en la trazabilizad de la partida todas las visitas que el cliente realiza para revisión de sus partidas y las observaciones / comentarios de cada una de ellas.
IV.VI.- PARTES VARIOS:
Partes sobre las partidas para procesos varios, en estos partes se podrá variar toda la situación actual de una partida, cambiando desde el soporte actual, sustrato, número de bandejas, ubicaciones, controles periódicos sobre el porcentaje de germinación actual, cambios de situación dentro del invernadero,… Todo ello dependerá siempre del tipo de proceso que se aplique, ya que cada proceso que se active se podrá indicar los parámetros de la partida que podrá modificar.
V. TRANSPORTE
V.I.- PEDIDOS DE TRANSPORTE:
Partes donde se podrá tener una especie de “Agenda” de los diferentes pedidos que los clientes solicitan a la empresa. Se anotarán en los pedidos de transporte los datos de cliente con la delegación o finca donde se deberá de entregar los productos, la fecha y hora aproximada de entrega, los productos que solicita y las partidas del cliente que son necesarias servir.
En este fichero existe la posibilidad de indicar en cada pedido un número de ruta para posteriormente poder realizar las preparaciones de transportes de forma muy rápida.
También es posible utilizar los pedidos de transporte para movimientos de planta o productos entre las diferentes delegaciones de la empresa
V.II.- PREPARACIONES DE TRANSPORTE:
Con esta pantalla se realizará la previsión de transporte a clientes o hacia otras delegaciones de forma muy rápida. La aplicación selecciona todos los pedidos de transporte pendientes para una determinada fecha y desde la pantalla de preparación de transporte solamente es necesario ir generando las diferentes “rutas de reparto” en función de la zona de entrega del material, de la hora prevista de entrega,…
V.III. PREVISION DE TRANSPORTE:
Es el resultado generado desde la pantalla de “Preparación de Transporte”. Aquí se tendrá información de todos los pedidos de clientes que es necesario servir y se tiene la información de las plantas y productos que es necesario servir a cada uno de los clientes. Desde este punto y una vez revisada la carga se podrán generar de forma automática todos los albaranes de venta para cada uno de los clientes afectados con la carga. Con este proceso, y con una sola pulsación de ratón se tendrán de forma automática todos los albaranes de venta y facturas de toda una carga.
VI. COMPRAS
VI.I. PEDIDOS A PROVEEDOR:
Se tiene la posibilidad de realizar pedidos de mercancía a los proveedores de forma que al llegar la mercancía de un determinado pedido a proveedor lo único necesario es revisar la posibles diferencias de la compra respecto al pedido realizado.
VI.II. ALBARANES DE COMPRA Y FACTURAS RECIBIDAS:
Entrada de mercancía en almacén con posibilidad de utilización de pedidos a proveedor y compras en función de diferentes envases de cada producto. Además también es posible etiquetar directamente los artículos de entrada con códigos de barras propios de la empresa.
Existe también un proceso de conformación de facturas recibidas de proveedor de forma que será muy rápido poder “cotejar” las facturas recibidas con los albaranes de compra que se han realizado.
También es posible en cualquier momento realizar facturas recibidas de proveedores de forma manual sin necesidad de tener registrados antes los albaranes de compra.
VI.III. CARTERA DE PAGOS
Se podrá tener de forma muy cómoda controlados los pagos realizados a proveedores y también los pendientes de realizar. Se podrán ordenes de pago a bancos generando diferentes tipos de remesas de pagos e incluso existe la posibilidad de utilización de los diferentes formatos de transmisión de órdenes de pago o cobro a través de los cuadernillos estándar (CSB19, CSB58, CSB34, CSB68,…)
VII. CONTROL DE FINCAS
VII.I. FINCAS, CULTIVOS Y ALQUILERES:
Se podrá llevar con la aplicación la explotación de fincas propias o bien alquiladas por parte de la empresa. Todo este módulo ira enfocado a los gastos e ingresos que se tendrán de una determinada finca o cultivo dentro de la finca y poder ver su rendimiento en todo momento.
Para ello se tendrá constancia de las determinadas fincas de las que dispone la empresa, contemplando la posibilidad de que se tengan fincas propias de la empresa o bien fincas que sean alquiladas a terceros. Además, se podrá controlar los diferentes alquileres que se realicen y el estado de cada uno de ellos.
Por otro lado se registrarán los diferentes cultivos, donde se almacenará información del tipo de cultivo que se realiza, la variedad, finca donde se establece, ….
VI.II. INGRESOS Y GASTOS:
Una vez establecidos los diferentes cultivos se podrán ir realizando Gastos e Ingresos sobre dichos cultivos. De esta manera será posible posteriormente controlar todos los gastos e ingresos realizados sobre un determinado cultivo, finca, variedad,… y obtener su rendimiento o beneficio.
Además de los gastos o ingresos de las fincas, se llevará controlado todos los tratamientos realizados sobre cada uno de los cultivos así como un control sobre plagas o enfermedades localizadas en los mismos.