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¿Qué es un Software Correo Electrónico Centralizado?
Envío automatizado de emails conectado con gsBase®
Un software de correo electrónico centralizado permite llevar desde un mismo entorno los buzones y cuentas de correo de una empresa. Los usuarios pueden, de este modo, trabajar con las cuentas que tengan asignadas sin repartir los datos entre distintos programas.
gsMail incluye funciones para enviar y recibir correo. Permite, además, trabajar con varias cuentas desde una misma pantalla y compartir buzones entre usuarios o grupos.
La empresa puede decidir, además, qué acciones puede hacer cada usuario sobre un buzón. Por ejemplo, puede permitir enviar, borrar, reenviar, mover mensajes entre carpetas o agendarlos.
El correo queda conectado al mismo tiempo con gsBase®. Los contactos y documentos que ya existen en el sistema de gestión pueden, por tanto, usarse sin repetir tareas en otras aplicaciones.
Las versiones actuales de gsMail amplían esta forma de trabajo con acceso web y app, ayuda de IA para redactar mensajes y opciones para relacionar el correo con datos del ERP.
El resultado es un gestor de correo centralizado que no funciona como una herramienta aislada. Forma parte, en cambio, del entorno de trabajo de la empresa y une el email con sus procesos de gestión.
Buzones, contactos y documentos, conectados con gsBase®
¿Para quién es este Software Correo Electrónico Centralizado?
Correo compartido para equipos que gestionan cuentas comunes
El Software Correo Electrónico Centralizado está pensado para empresas en las que varias personas gestionan cuentas comunes y necesitan trabajar con el correo de forma ordenada.
Los departamentos que comparten una misma cuenta pueden usar los Buzones de Correo Compartidos y, de este modo, acceder al mismo correo con permisos definidos para cada usuario.
Las empresas que envían facturas, albaranes, certificados u otros documentos desde gsBase® pueden aprovechar el Envío Automatizado de Emails. Así, reducen pasos y evitan preparar cada correo de forma manual.
Cuando la empresa trabaja con varias sociedades, gsMail permite centralizar el correo y adaptar firmas o pies de mensaje a cada una. Mantiene, por tanto, una gestión común sin perder los datos propios de cada empresa.
Funciones del Software Correo Electrónico Centralizado
Buzones compartidos y envío automático de emails desde un mismo sistema
gsMail reúne las principales tareas de correo dentro de un entorno común. La empresa puede así compartir cuentas, ordenar mensajes, hacer búsquedas y usar el envío automatizado de emails con documentos generados desde gsBase®.
Las funciones actuales amplían, además, el uso del correo con acceso web y móvil, IA y conexión con otros módulos de Galdón Software.
Buzones, permisos y organización del correo
Reparte el correo sin perder el control
Cada equipo puede trabajar con sus cuentas y ordenar, además, los mensajes según sus necesidades.- Gestión de varios buzones o cuentas de correo.
- Buzones compartidos entre usuarios o grupos.
- Permisos para enviar, borrar, reenviar, mover o agendar correos.
- Reenvío de mensajes según fechas u horarios.
- Carpetas para clasificar el correo recibido.
- Avisos programables cuando llega un nuevo mensaje.
- Reglas antispam para el correo entrante.
- Reglas para clasificar o reenviar mensajes según las condiciones fijadas.
Envíos, contactos y presentación de los emails
Envía mensajes y documentos con menos pasos
El envío automatizado de emails conecta el correo con la información que ya existe en el sistema de gestión. El usuario evita, de este modo, repetir varios pasos.- Libreta de contactos centralizada con gsBase®.
- Selección de clientes, proveedores y futuros clientes.
- Selección individual o por grupos.
- Envío automático de documentos generados desde el ERP.
- Envío de facturas, albaranes, certificados y cartas de reclamación.
- Cuenta de correo por defecto para determinados envíos.
- Plantillas de email configurables.
- Editor RTF para preparar el contenido del mensaje.
- Firmas con logotipo, datos de contacto y otros elementos.
- Gestión multiempresa con datos de cada sociedad en el pie del correo.
Búsqueda, histórico y seguimiento del correo
Encuentra antes la conversación que necesitas
La búsqueda experta permite consultar mensajes sin revisar cada buzón por separado. Puedes localizar así antes el correo que necesitas.- Búsqueda por remitente.
- Búsqueda por destinatario.
- Filtros por texto incluido en el asunto.
- Filtros por fechas.
- Consulta en el buzón actual.
- Búsqueda conjunta en los buzones compartidos.
- Histórico de correos enviados y recibidos.
- Registro de emails enviados desde gsBase®.
- Conexión con la agenda y la mensajería interna del sistema.
- Histórico que ayuda a ordenar y conservar el correo de la empresa.
Web, App, IA y conexión con documentos
Amplía el uso de gsMail dentro y fuera de la oficina
Las versiones actuales de gsMail permiten trabajar con el correo desde más entornos y pueden, además, conectarlo con más datos de la empresa.- Acceso al correo desde la versión web.
- Uso de gsMail desde app.
- Acceso desde el propio entorno de gsBase®
- Ayuda de IA para redactar o modificar textos.
- Sugerencias de texto desde el entorno de correo.
- Carga de archivos adjuntos en Cloud.
- Asociación de archivos y correos con registros del ERP.
- Bandejas comunes para departamentos.
- Reglas configurables para ordenar y reenviar correos.
Beneficios de centralizar el correo electrónico en la empresa
Más control diario con un gestor de correo centralizado
Centralizar el correo no consiste solo en ver varias cuentas en una pantalla. Permite, además, conectar los mensajes con el trabajo que ya hace cada área en gsBase®.
Más control sobre los buzones
Puedes saber qué cuentas gestiona cada equipo y qué permisos tiene cada usuario. El correo de un departamento no depende así de una única persona.
Menos reenvíos y tareas manuales
Los buzones de correo compartidos reducen la necesidad de pasar mensajes de una persona a otra. El envío automatizado de emails desde el ERP evita, además, varios pasos al remitir documentos.
Búsquedas más rápidas
La búsqueda por cuentas, fechas, remitentes, destinatarios o asunto ayuda a encontrar antes un mensaje. No es necesario, por tanto, revisar buzón por buzón.
Más contexto dentro del ERP
El correo se conecta con la información que ya utiliza la empresa. Clientes, proveedores, contactos y documentos pueden formar parte, de este modo, del mismo flujo de trabajo.
Una imagen más uniforme
Las firmas, plantillas y opciones multiempresa permiten adaptar los mensajes a cada sociedad. Resulta así más sencillo mantener unos datos de contacto coherentes.
Más opciones para trabajar en movilidad
El acceso web y app amplía el uso de gsMail fuera del puesto habitual. La ayuda de IA puede, además, reducir el tiempo dedicado a preparar ciertos mensajes.
El Software Correo Electrónico Centralizado ayuda, en resumen, a ordenar el email, repartir mejor el trabajo y reducir pasos entre el correo y el sistema de gestión.
Preguntas frecuentes sobre correo electrónico centralizado y buzones compartidos
¿Qué es un software de correo electrónico centralizado?
Es un programa que permite gestionar desde un mismo entorno varias cuentas y buzones de correo de una empresa.
Puede compartir, además, cuentas entre usuarios, fijar permisos y hacer búsquedas sobre los mensajes. En el caso de gsMail, el correo también está integrado con gsBase®.
El email deja, de este modo, de funcionar como una herramienta separada de la gestión diaria.
¿Cómo funcionan los buzones de correo compartidos en una empresa?
El buzones de correo compartidos permiten que varios usuarios o grupos trabajen con una misma cuenta.
La empresa puede decidir qué acciones puede hacer cada usuario. Por ejemplo, puede permitir enviar, borrar, reenviar, mover mensajes o agendarlos.
Una cuenta común no tiene así que depender de una sola persona.
¿Puede gsMail hacer envíos automáticos de facturas y otros documentos?
Sí. gsMail permite el envío automatizado de emails con documentos creados desde la aplicación de gestión.
Se pueden enviar, por ejemplo, facturas, albaranes, certificados o cartas de reclamación.
El usuario evita, por tanto, generar el documento por un lado y preparar después un correo nuevo para adjuntarlo.
¿Se pueden buscar correos en varios buzones a la vez?
Sí. La búsqueda experta permite aplicar varios filtros.
Puedes buscar por remitente, destinatario, texto del asunto o fechas. La búsqueda puede hacerse, además, en el buzón actual o en los buzones que el usuario tenga compartidos.
Resulta así más fácil localizar una conversación aunque no recuerdes en qué cuenta está.
¿Cómo se integra el software de correo centralizado con el ERP gsBase®?
gsMail está integrado con gsBase®. Puede, por eso, utilizar información y documentos relacionados con la gestión de la empresa.
El sistema puede trabajar también con la agenda y con otras aplicaciones desarrolladas por Galdón Software.
El correo y el ERP comparten, de este modo, un mismo entorno de trabajo en lugar de funcionar como dos sistemas aislados.
¿gsMail se puede usar desde web y app y tiene funciones de IA?
Sí. La versión actual de gsMail dispone de acceso web y app, además de su integración con el ERP.
Cuenta también con ayuda de IA para redactar, reescribir o generar sugerencias de texto.
El usuario puede así trabajar con el correo desde distintos dispositivos y usar estas ayudas cuando las necesite.
¿Permite usar contactos, firmas, carpetas y reglas distintas?
Sí. gsMail dispone de libreta de contactos conectada con la aplicación de gestión.
Permite, además, crear carpetas, usar firmas, trabajar con plantillas y aplicar reglas al correo.
La gestión multiempresa también está contemplada. Los datos incluidos en los mensajes pueden adaptarse, por tanto, a la empresa que corresponda.
¿Cómo se conecta el correo con gestión documental, CRM y otras soluciones?
gsMail puede integrarse con otras aplicaciones desarrolladas por Galdón Software.
Con gestión documental puedes, por ejemplo, relacionar correos o archivos con datos del ERP. El sistema puede trabajar, además, dentro de un entorno que incluya CRM, contabilidad, nóminas, control de presencia y otras soluciones gsBase®.
Cada empresa puede así ampliar el sistema según los procesos que necesite cubrir.
¿Quieres centralizar el correo electrónico de tu empresa con gsMail?
Cuéntanos cuántas cuentas utilizáis, qué departamentos trabajan con ellas y qué procesos queréis conectar con gsBase®.
Revisaremos contigo cómo se reparte ahora el correo y veremos, después, qué envíos se pueden simplificar y qué funciones de gsMail necesita tu empresa.
Te ayudamos a definir, de este modo, un Software Correo Electrónico Centralizado adaptado a la forma real de trabajar de tu equipo.
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